Si vous trouvez qu’il est difficile ou inconfortable de recouvrer les paiements des clients – en particulier les paiements en retard – continuez à lire pour découvrir nos conseils de recouvrement de dettes qui non seulement facilitent le processus de recouvrement des paiements, mais aussi ne mettent pas en danger votre relation de travail avec vos clients.
- Vous établissez un système de suivi des factures
À quelle fréquence faites-vous le suivi des comptes clients ? Êtes-vous au courant des derniers paiements ou de leur absence ? Pour faciliter le suivi, vous devez selon les Huissier, expert en constat avant travaux et affichage permis a Colombe, disposer d’un système de suivi des paiements non effectués.
Pour commencer, automatisez une procédure standard en remplissant un script pour les appels téléphoniques et des modèles de lettres. Suivant un exemple et adapté à plusieurs points, une facture doit être envoyée si le paiement du client a trois, quinze ou trente jours de retard et ainsi de suite.
Il est judicieux d’inclure un rappel dans la tenue d’un registre détaillé des factures impayées des clients et de tenter un suivi consécutif tout au long du processus. Vous devez les garder à portée de main pour vous y référer chaque fois que vous souhaitez contacter un client.
- Vous faites un suivi par lettre
Une lettre de rappel vous permettra de poursuivre le paiement des factures tout en veillant à maintenir une relation de travail professionnelle avec vos débiteurs.
Le professionnalisme implique de rester calme, confiant et poli lorsque vous traitez avec vos débiteurs. Il n’est pas recommandé d’utiliser des tactiques de menace et d’intimidation. Si la dette devait dégénérer en procédure judiciaire, vous voudrez faire preuve de professionnalisme tout au long du processus de recouvrement de la dette au lieu de tenir des propos menaçants qui donneront une mauvaise image de vous.
À la fin de la lettre initiale, c’est maintenant l’occasion de leur donner une invitation à vous rappeler pour discuter du paiement. Cela lui permettra également d’aborder le sujet des éventuelles difficultés financières qu’il rencontre. Si cette méthode ne résout pas le problème, c’est à vous de passer à l’étape suivante.
- Vous passez un coup de fil
Si une lettre de rappel a été envoyée à votre débiteur et qu’il n’a pas donné d’explication sur la raison pour laquelle il n’a pas payé le montant dû, un appel téléphonique est l’étape suivante. Rappelez-vous que vous devez agir de manière professionnelle à tout moment.
La plupart du temps, il s’agit d’une phase où votre débiteur explique pourquoi il n’a pas payé son arriéré. Même si vous voulez être payé, donnez-lui le temps d’expliquer sa version des faits afin que vous puissiez mieux évaluer la situation. Dans tous les cas où il fait preuve d’un comportement hostile, vous devez rester calme et désamorcer la situation tout en vous assurant que la nécessité de résoudre le problème est réitérée.
- Vous rétablissez les conditions et les options de paiement
Un moyen efficace de récupérer l’argent dû est de proposer d’autres options et conditions de paiement, mais cela dépend certainement des politiques de votre entreprise et de la situation financière de vos clients.
En outre, une solution consiste à proposer un plan de paiement échelonné sur une période convenue, incluant les intérêts et les frais de retard pour tout paiement en retard. Cette solution tient également compte de la valeur de votre client pour votre entreprise. Cela leur permet de se remettre de difficultés financières à l’avenir, car leur valeur potentielle à vie est prise en compte.
- Vous envoyez une lettre de mise en demeure
Une fois que vous avez envoyé deux lettres de rappel et que le client ne semble pas coopérer, vous pouvez envoyer une lettre de mise en demeure. Cette lettre impose une date de paiement précise et mentionne l’intention de faire appel à un tiers professionnel (agent de recouvrement) ou d’engager une action en justice, car vous souhaitez exprimer le sérieux du recouvrement de la dette.
- Vous faites appel à une agence professionnelle de recouvrement de créances
Si vous avez déjà épuisé toutes les astuces, c’est le moment d’engager un agent de recouvrement professionnel. Il est également important de faire des recherches préalables sur l’agence. Vous devez connaître leurs techniques, leurs processus et leurs outils pour retrouver les débiteurs en fuite. Les agents de recouvrement de créances sont formés professionnellement pour aller au-delà du processus de recouvrement de créances.
De nombreuses entreprises font l’erreur de croire qu’elles ne peuvent faire appel à un agent de recouvrement qu’en dernier recours, après avoir épuisé toutes les autres solutions. Mais les faire intervenir plus tôt dans le processus peut être d’une grande aide pour votre entreprise. Si vous avez envoyé des lettres, y compris une lettre de mise en demeure, et même essayé de négocier de nouvelles conditions de paiement, il vaut certainement la peine de parler à un agent de recouvrement.
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